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बैठक का आयोजन राजस्थानी गीतकार एवं प्रांतीय उपाध्यक्ष चित्तौड़ प्रांत बाबू बंजारा और सतीश आचार्य महामंत्री चित्तौड़ प्रांत से प्राप्त निर्देशों के अनुसार आयोजित की गई। नरेंद्र दुबे संयोजक संस्कार भारती इकाई झालावाड़ की उपस्थिति में निर्वाचन प्रक्रिया संपन्न हुई। कोमल टेलर ने अध्यक्ष पद के लिए अशोक जांगिड़ का नाम प्रस्तावित किया। सभी सदस्यों ने ध्वनिमत से सहमति जताते हुए अशोक जांगिड़ को संस्कार भारती इकाई झालावाड़ का अध्यक्ष निर्विरोध निर्वाचित किया।

कार्यकारी अध्यक्ष के रूप में हरि ओम वैष्णव और महामंत्री के रूप में पंकज खंडेलवाल को सर्वसम्मति से नियुक्त किया गया। कोष प्रमुख कौशल किशोर टेलर और सह कोष प्रमुख संगीतकार सौरभ सोनी चुने गए।

इस अवसर पर विभिन्न विधाओं के प्रमुखों का भी निर्वाचन किया गया। तुलसीराम सैनी को संगीत विद्या गायन प्रमुख, डॉक्टर प्रीति शर्मा को साहित्य विधा प्रमुख और उज्ज्वला कानोड़े को भू अलंकरण विधा प्रमुख नियुक्त किया गया।

प्रीतिमा पुलक लोक कला विद्या प्रमुख और योगिता मिश्रा नाट्य विधा प्रमुख चुनी गईं। धर्मेंद्र राठौर चित्रकला विधा प्रमुख और पूजा सोनी नृत्य विद्या प्रमुख बनाई गईं। कंचन गुप्ता को प्राचीन कला विद्या प्रमुख का दायित्व सौंपा गया। वरिष्ठ शिक्षाविद हरिश्चंद्र शर्मा और अदिति शर्मा को कार्यकारिणी सदस्य के रूप में मनोनीत किया गया। रवि गौतम को संगीत गायन का विधा सह प्रमुख बनाया गया।

कार्यक्रम की शुरुआत भारत माता की तस्वीर पर माल्यार्पण और पूजन से हुई। इसके बाद पंकज खंडेलवाल द्वारा गाए गए संस्कार भारती के ध्येय गीत के साथ बैठक आरंभ हुई। निर्वाचन प्रक्रिया पूर्ण होने के बाद एक संगीतमय कार्यक्रम का आयोजन किया गया। इसमें संजू शर्मा, खुशी कानोडे, भारती टेलर, दीपाली सोनी, अनाहिता शर्मा सहित अन्य कलाकारों ने भजन, गीत और काव्य प्रस्तुतियां दीं। कार्यक्रम के अंत में पुष्पलता दुबे ने सभी का आभार व्यक्त किया।